Case Study: Freepik

Come Freepik ha recuperato l’80% del tempo e ha delegato i viaggi di gruppo a TravelPerk

L’azienda tecnologica Freepik di Málaga, oggi considerata la suite di intelligenza artificiale più completa per la creazione di contenuti visivi professionali, è cresciuta costantemente negli ultimi anni.

Oggi Freepik conta 500 dipendenti distribuiti in tutto il mondo, con tre uffici in Spagna, Stati Uniti e Colombia. Inoltre, organizza a San Francisco il più grande evento mondiale sull’IA generativa. Naturalmente, un ritmo operativo del genere richiede una gestione dei viaggi agile e scalabile – esattamente ciò che questa scaleup stava cercando.

Quasi il 50% del tempo perso a gestire viaggi: «Non potevamo andare avanti così»

Marta Sisí, Head of HR di Freepik, lo aveva ben chiaro. Con la crescente necessità di organizzare spostamenti tra uffici, visite di dirigenti alla sede centrale e viaggi di gruppo per eventi e formazioni, le sfide da affrontare erano molte:

Gestire i viaggi era diventato un collo di bottiglia operativo.L’Office Management era sovraccarico: metà della giornata lavorativa veniva spesa nella pianificazione dei viaggi. Nei periodi critici, come la festa estiva o la festa di Natale, tre persone tra Office e HR lavoravano a tempo pieno per due settimane solo per gestire gli spostamenti.

Spostare quasi 60 persone da tutta la Spagna e dall’estero fino alla sede di Málaga non era affatto semplice, soprattutto considerando delle preferenze personali di prenotazione.

Nessuna visibilità su viaggi e spese.Il team Finance faceva fatica a monitorare i budget per tipologia di viaggio o per reparto, e chi si occupava delle prenotazion non aveva modo di spere se si stressero superando i limitii. Suddividere le spese per il team finanziario stava diventando insostenibile.

Garantire la sicurezza dei viaggiatori era complicato.Non c’era modo di sapere chi viaggiava, dove andava, quando arrivava o dove si trovava in tempo reale.

«Pensiamo che chiunque debba viaggiare in totale sicurezza e con tutte le garanzie. Avevamo bisogno di maggiore visibilità e controllo.»

Marta Sisí, Head of HR di Freepik

Una «frustrazione costante» per chi viaggiava

Le conferme dei voli arrivavano tardi e, se la prenotazione non veniva approvata subito, si rischiava di perderla. «Era impossibile inviare tutta la documentazione di viaggio in una sola mattinata.»

Tutto il team dipendeva dall’Office Management per prenotare su diverse piattaforme, modificare gli itinerari e risolvere problemi con fornitori diversi. Con così tante attività manuali, viaggiare diventava una fonte di stress e attese infinite.

Un nuovo modo di viaggiare: più veloce e autonomo

Con TravelPerk, Freepik ha abbandonato il sistema manuale e sovraccarico in favore di una gestione dei viaggi semplice, rapida e automatizzata. Ora ciascuno può prenotare autonomamente ciò che preferisce, nel rispetto della policy... senza dipendere completamente dall’Office Management.

«Prima di TravelPerk era un caos, ma ora ognuno vede ciò che fa per sé, prenota, il viaggio viene prenotato e basta. È davvero comodo. Il team è molto soddisfatto.»

Marta Sisí , Head of HR di Freepik

Tra i vantaggi, il team ha potuto mantenere gli accordi con gli hotel direttamente sulla piattaforma, accedere alle offerte dei siti leader nel settore e usufruire delle tariffe negoziate da TravelPerk.

L’implementazione? «È stata facilissima, e abbiamo sempre avuto supporto», spiega Marta, che sottolinea anche quanto sia stato comodo registrare il personale sulla piattaforma. È bastato collegarla a Factorial, il software HR usato da Freepik, per sincronizzare automaticamente tutti i dati, comprese le nuove assunzioni e le uscite.

Dal caos al recupero di «oltre l’80% del tempo» nella gestione dei viaggi

Marta conferma: basta prenotazioni disperse e fatture da rincorrere per il Finance. Tutto è centralizzato e automatizzato nella stessa piattaforma. Il team prenota subito, con la certezza di rispettare la travel policy.

Grazie al servizio di prenotazione di gruppo di TravelPerk, Freepik non deve più dedicare 480 ore all’anno solo per organizzare viaggi in occasione dei due eventi interni principali. Il tutto senza bisogno di un’agenzia – un’opzione più costosa e meno flessibile.

«Bisognava mettere insieme 51 persone provenienti da varie zone della Colombia sullo stesso volo da Bogotá a Madrid. TravelPerk ha gestito tutto perfettamente. Ci hanno trovato una tariffa ottima e curato ogni dettaglio delle camere in hotel.»

Marta Sisí , Head of HR di Freepik

Visibilità completa: budget sotto controllo, viaggi più sicuri

Ora le spese di viaggio vengono assegnate per categoria e per reparto, con una distribuzione più efficiente del budget. Il tutto è automatizzato, con limiti di spesa predefiniti. Non ricade più tutto sull’Office Management o sull’HR: ogni team può vedere quanto si spende e dove.

In tema di sostenibilità, i report sulle emissioni vengono generati automaticamente – addio calcoli manuali.

E per quanto riguarda la sicurezza? Perfetta. Grazie al tracciamento in tempo reale, Freepik sa sempre dove si trova ogni viaggiatore. Inoltre, l’azienda riceve un alert quando qualcuno parte per gli Stati Uniti senza copertura sanitaria, in modo da poterla attivare subito e prevenire spese esorbitanti in caso di emergenza.

Un’esperienza più fluida per 230 persone in viaggio per lavoro

Con l’integrazione con Slack, approvare i viaggi è molto più semplice. Il sistema avvisa la persona incaricata, che può confermare immediatamente . «Il feedback è molto positivo, nessuno resta in attesa e non si perdono le richieste.»

Inoltre , il team ha sempre più opzioni per voli, hotel, auto a noleggio e treni. Freepik ha notato una crescita dell’inventario alberghiero su TravelPerk, con una maggiore varietà di prezzi e soluzioni.

E se qualcosa va storto? Chi viaggia e chi gestisce ha accesso all’assistenza 24/7, un servizio che Freepik ha già utilizzato, ad esempio, per ottenere un rimborso alberghiero.

«In definitiva, abbiamo guadagnato un sacco di tempo e automatizzato tanti processi. Per me, queste sono le cose fondamentali di TravelPerk. Pensare che avevamo dei dubbi, dicevamo: “ma sì, tanto non viaggiamo poi così tanto”. E invece sì, la differenza si nota eccome.»

Marta Sisí, Head of HR di Freepik