Renata Jasiuniene Nord Security

Nord Security

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Seguridad online

~1900

Vilnius, Lituania

Cómo Nord Security simplificó, escaló y ahorró en la gestión de viajes con TravelPerk

Nord Security, una de las principales empresas de ciberseguridad y privacidad del mundo, vio cómo sus necesidades de gestión de viajes crecían rápidamente tras el fin de las restricciones por la COVID-19 y una fuerte expansión de su equipo.

Pasaron de organizar entre uno y cinco viajes al mes a más de 60, y la cifra no paraba de subir. Con cerca de 1900 empleados repartidos entre oficinas en Lituania, Polonia, Alemania, Países Bajos y un equipo remoto en crecimiento, su proceso de gestión de viajes se volvió insostenible.

Renata Jasiūnienė, especialista en compras de Nord Security, explicó que depender de una agencia de viajes (con muchos correos y sin un proceso claro) no era eficiente, sobre todo para viajes importantes como reuniones de negocios o visitas a socios.

Sabían que necesitaban una solución moderna, flexible y fiable que pudiera seguir el ritmo de su crecimiento y sus nuevas necesidades.

«Con tantos viajeros, se volvió imposible. Teníamos que elegir entre contratar más gente o encontrar una mejor forma de organizar los viajes. Entonces decidimos estandarizar el proceso y buscar herramientas. Por suerte, encontramos TravelPerk..»

Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security

Nord Security eligió TravelPerk para una gestión de viajes más ágil y eficiente

Antes, el equipo de compras tenía que encargarse de cada reserva, actuando como intermediario con la agencia. Renata contaba cómo esto se convertía en un ciclo sin fin: los empleados pedían viajes, ella lo gestionaba con la agencia, y luego volvían con cambios como horarios de vuelo, reiniciando todo.

No había un sistema centralizado ni claridad sobre la política de viajes.

Con TravelPerk, eso cambió. Ahora los empleados organizan sus viajes por sí mismos a través de una plataforma fácil de usar. Esto ha reducido el tiempo que el equipo dedica a las reservas y les ha permitido enfocarse en tareas más importantes.

«Desde que usamos TravelPerk, todo es mucho más fluido. Los empleados reservan por su cuenta y están más contentos. Saben de inmediato qué pueden reservar y si está dentro del presupuesto.»

Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security

Autonomía, informes detallados e integraciones que ahorran tiempo y mejoran la experiencia

Renata destacó lo útil que es para los empleados tener libertad para reservar y acceso a más opciones. «Les gusta poder ver fotos, leer reseñas y tener todo en un mismo sitio. Es mucho más práctico», comenta.

Aunque los empleados tienen más autonomía, TravelPerk les ha dado más control sobre el presupuesto. Con políticas de viaje integradas y menos facturas que gestionar, el equipo ahora puede analizar mejor los gastos, entender en qué se invierte y encontrar oportunidades de ahorro.

«Una de las razones principales para elegir TravelPerk fue su sistema de informes. Somos muy estrictos con el presupuesto y necesitamos saber cuánto gastamos y por qué. Ahora podemos ver dónde nos pasamos y corregirlo.»

Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security

Además, la integración con HiBob (su plataforma de RR. HH.) ha reducido mucho el trabajo administrativo. Antes había que añadir a cada persona manualmente, ahora todo se actualiza automáticamente.

«Solo tienen acceso los que lo necesitan. Si hay algún cambio, se actualiza en TravelPerk sin que tengamos que hacer nada en HiBob.»

Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security

Y lo mejor: no hizo falta involucrar al equipo técnico. Renata comenta: «La integración fue súper sencilla. No necesitamos ayuda técnica. Fue muy fácil.»

Un soporte proactivo que quita presión al equipo de compras

Renata también valoró el apoyo del equipo de atención al cliente y su account manager, quienes le ayudaron a reducir su carga de trabajo: «Ya no tengo que dar soporte 24/7 yo sola», dice. Ahora los empleados se sienten cómodos contactando directamente con TravelPerk y pueden viajar tranquilos sabiendo que hay soporte 24/7, sin importar la zona horaria.

«Antes tenía que estar disponible todo el día, incluso los fines de semana o de vacaciones. Nadie llamaba a la agencia, me llamaban a mí. Era imposible de gestionar.»

Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security

Además, el equipo de TravelPerk mantiene a Nord Security al tanto de nuevas funciones y mejoras que podrían ayudarles: «Nos cuentan si hay algo nuevo, sabemos hacia dónde va el producto, y adaptamos la plataforma a lo que necesitamos. Y lo mejor es que seguimos recibiendo apoyo incluso después de haber implementado todo.»

«Tenemos muchos requisitos, no solo al principio, sino todo el tiempo porque las cosas cambian. Nuestra account manager, Mar, siempre está pendiente. Sé que si necesito algo, ella o alguien del equipo técnico nos va a ayudar.»

Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security

¿Qué les ofreció TravelPerk?

Una plataforma de autogestión fácil de usar

Integración fluida con HiBob

Informes detallados y útiles

Gran variedad de vuelos y alojamientos

Soporte 24/7

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