Cómo (y por qué) dejar de pagar viajes por adelantado
Por experiencia, sabemos que las empresas sin una herramienta de gestión de viajes suelen pedir a los empleados que adelanten los gastos. Sin un proceso de reserva claro, te toca organizarlo todo por tu cuenta pagando con tu tarjeta personal. Es un fastidio para ti, pero también para la empresa.
Seamos realistas: pagar de tu bolsillo billetes de avión, viajes en tren, hoteles, desplazamientos y otros gastos de viaje no solo te roba tiempo, sino que genera estrés al ser tu dinero el que está en juego.Primero, tienes que buscar opciones que cumplan con la política de viajes de la empresa. Luego, recopilar y presentar recibos y facturas de proveedores distintos. Cuando sales de viaje, también tienes que llevar un control de las dietas o gastos diarios cubiertos y presentar un informe a la vuelta. Y después de enviarlo, toca esperar a que Finanzas procese el reembolso... que puede tardar una eternidad.
Si viajas con frecuencia, adelantar gastos de vuelos, hoteles, trenes, alimentación, propinas y tarifas de taxi dietas puede ser un problema.¿Qué pasa si no puedes permitírtelo? Con la inflación y el aumento del coste de vida, asumir estos pagos es cada vez más complicado. Planteárselo a tu jefe puede resultar incómodo, ya nadie debería sentirse obligado a discutir su situación financiera en el trabajo.
Ya sea una pequeña empresa o una gran corporación, pedir al equipo que pague sus viajes y luego reembolsarlos es poco productivo.Es un procedimiento manual bastante desfasado que implica gestionar facturas de varios empleados y perseguir recibos. Todo este tiempo podría emplearse en tareas más importantes, creativas y rentables para la empresa.
Imagina que te piden una reserva a última hora para reunirte con un cliente. Tu lista de tareas ya es más larga que un día sin pan y, ahora, tienes que sumarle la organización del viaje.Con las prisas, olvidas la cadena de hoteles recomendada por la empresa y reservas la primera opción que encuentras. Ahora, además de estar esperando el reembolso de un viaje inesperado, también tienes problemas con RR. HH.Hoy en día, la tecnología permite simplificar a los empleados el cumplimiento de las políticas de viaje sin necesidad de añadir más estrés.
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Una encuesta de TravelPerk de 2024 reveló que el 75% de los responsables de RR. HH. ofrece oportunidades de viaje para hacer las ofertas de trabajo más atractivas. Además, el 63% de los viajeros afirma que viajar por trabajo aumenta su compromiso con la empresa. En el caso de la generación Z, la cifra era aún mayor: un 76% considera los viajes como un factor decisivo para seguir en la empresa.Pero, si estos viajes al final conllevan preocupaciones económicas para los viajeros, todos estos beneficios se desvanecen rápidamente.
Aprovechar las herramientas de gestión de viajes más avanzadas transforma la experiencia tanto para los empleados como para la empresa en general. Desde reservas más simples hasta consulta de informes de gastos al instante.
Con TravelPerk, las empresas acceden a un inventario internacional de primera, con tarifas competitivas negociadas exclusivamente para empresas como la tuya. Así, no cuesta nada convencer a la directiva, y mucho menos al resto del equipo. Los viajeros usan una única plataforma intuitiva para elegir entre una amplia oferta de transporte y alojamiento.
Con una solución integral, los gestores de viajes integran las políticas en el proceso de reserva. Así, podrás elegir hoteles, vuelos y otros servicios con total tranquilidad y sin quebraderos de cabeza. Cumplimiento de políticas garantizado y aprobaciones automáticas.¿Necesitas hacer una reserva fuera de la política? TravelPerk la marcará para que la revisen los responsables y evitar así cualquier problema con los gastos.
Con un sistema centralizado para organizar los viajes, la gestión de facturas es más eficiente. Ya no andarán detrás de ti para pedirte los recibos del viaje, porque TravelPerk muestra una única factura y un único proveedor para facilitar los pagos al equipo financiero.
Con TravelPerk, los responsables pueden acceder a datos de viaje más detallados y ver informes desglosados por empleado, equipo o destino en un solo clic. Así, nunca más tendrás que buscar informes de gastos de vete a saber cuándo.Si quieres saber cómo TravelPerk te ayuda a acabar con los pagos por adelantado y simplificar tus viajes de empresa, solicita una demostración hoy mismo.
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