En los últimos años, la forma de trabajar ha experimentado un gran cambio. Las circunstancias que llevaron a millones de empleados a trabajar desde casa han hecho que nos adaptemos a una nueva realidad. Ahora que las oficinas están reabriendo sus puertas, muchos empleados están deseando saber qué les deparará el futuro en sus puestos de trabajo.

Según una encuesta reciente de Adecco, el 53 % de los trabajadores de oficina están dispuestos a realizar su trabajo de forma híbrida. Los empleados han podido disfrutar de la flexibilidad que ofrece trabajar desde casa: evitar largos desplazamientos, tener más tiempo para estar con la familia, hacer ejercicio o ir a una clase de yoga antes de iniciar la jornada.

Los trabajadores también creen que el teletrabajo puede ser más productivo. Es más fácil concentrarse en las tareas administrativas cuando no hay tanto ruido de fondo ni distracciones típicas de un entorno de trabajo compartido. Pero, obviamente, todos echamos de menos esa interacción humana esencial para realizar determinadas tareas y el sentimiento de pertenencia al mismo grupo que nuestros compañeros.

Es entonces cuando entra en escena el trabajo híbrido, que ofrece lo mejor de ambos mundos, ¿verdad? Por desgracia, de acuerdo con un estudio reciente de McKinsey, en los casos en los que los empleados no saben si su empresa optará por el teletrabajo o el trabajo híbrido, la probabilidad de sufrir el síndrome de desgaste profesional se multiplica por 2,9. ¿Cómo pueden las organizaciones ser lo suficientemente claras frente a sus empleados para que aprovechen al máximo esta nueva forma de trabajar?

¿Qué es una política de teletrabajo o trabajo híbrido y por qué es fundamental establecerla?

Ya hemos visto que, cuando las organizaciones no gestionan el cambio al teletrabajo o al trabajo híbrido de una forma clara, el bienestar de los empleados puede verse afectado, así como los índices de retención del talento. Pero existe un remedio relativamente simple. Redactar una política de teletrabajo que defina las expectativas y el apoyo previsto por parte de la empresa puede contribuir a la adaptación al cambio de todos los implicados.

Sin embargo, una política de teletrabajo no consiste en establecer normas, sino en establecer una serie de pautas que sirvan de guía para los empleados. Debe permitir a los equipos trabajar de la forma que mejor se adapte a sus funciones. Por ejemplo, es posible que los ingenieros de software, encargados de realizar una exhaustiva codificación, prefieran establecerse en casa y acudir a la oficina de forma ocasional. Por el contrario, los equipos de marketing, cuyas labores suelen ser más colaborativas, pueden preferir tener un trabajo más presencial para poner en común un sinfín de ideas creativas.

Si no se establecen unos principios básicos, es fácil que surjan sentimientos de injusticia. Los empleados pueden empezar a tener la sensación de que hay unas normas para unos y otras para otros, y puede aumentar la desconexión entre los teletrabajadores (tanto si trabajan a distancia a tiempo completo como parcialmente).

No pasa nada si una empresa todavía no se ha pronunciado al respecto. Las empresas se están adaptando aún a esta nueva modalidad, y es conveniente comportarse de manera transparente con los empleados. Las políticas de teletrabajo pueden incluir la advertencia de que se trata de un territorio desconocido y que pueden ser necesarios retoques y ajustes. Como veremos, implicar a los empleados en el proceso puede ayudar a conservar el espíritu de compañerismo y es un paso crucial para garantizar que cualquier política funcione para el mayor número posible trabajadores.

El trabajo híbrido ofrece una nueva y emocionante oportunidad para reinventar la forma en que trabajamos. Si creas una política que refleje las aportaciones de tu equipo, demostrarás que confías en que tus empleados harán lo más conveniente para su productividad y bienestar. Cuando se hacen las cosas bien, tanto el empleado como el empleador pueden cosechar frutos durante años. Pero ¿por dónde empezar a diseñar la estrategia de trabajo híbrido de tu empresa de cara al futuro? 

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Siete pasos para elaborar una política de teletrabajo o de trabajo híbrido

Una buena política de teletrabajo debe detallar lo que se espera de los empleados al trabajar fuera de la oficina, incluido un desglose de elementos como las horas de trabajo y las implicaciones de ciberseguridad. No obstante, tendrás que hacer un gran trabajo de base como organización para darle forma a esta información. Entonces, ¿qué debes hacer para garantizar el éxito de la política de teletrabajo?

1. Pide la opinión de grupos de debate

Pide a los responsables que hablen con sus equipos para saber de primera mano cómo querrían los empleados que fueran sus funciones en el futuro. Diseña una sencilla encuesta para recopilar los resultados de forma anónima, de modo que los empleados se sientan cómodos compartiendo su opinión sincera. Dar a los trabajadores la opción de participar en la elaboración la política corporativa puede ayudarles a sentirse ilusionados respecto al futuro y a reconectar con los objetivos comunes.

2. Perfecciona las ideas con la dirección

Está claro que no podrás complacer a todo el mundo, pero es posible que los responsables pongan de relieve posibles riesgos dentro de sus equipos. Pedir a la dirección su opinión puede aportar una información esencial para pulir la política de teletrabajo que se está elaborando.

3. Recopila las herramientas que necesitarán los empleados para trabajar de manera eficiente desde casa

Ten presente el software y el hardware que necesitarán tus empleados para seguir desempeñando sus funciones ininterrumpidamente desde casa. Además, debes pensar si cuando vuelvan a la oficina compartirán las mesas de trabajo. Ya te avisamos de que no es tan fácil como parece. Por ejemplo, las personas que trabajen en codificación necesitarán un entorno más complejo que el de una persona que trabaje en ventas.

4. No te olvides de la cultura corporativa y el desarrollo profesional

Mientras que las empresas se preocupan por que la cultura corporativa se vea afectada, los trabajadores lo hacen por que el hecho de desempeñar sus funciones desde casa les haga pasar desapercibidos y tener pocas probabilidades de ascender. Dedica tiempo a establecer estrategias que combatan esos problemas e inclúyelas en la política de teletrabajo. 

5. Busca asesoramiento legal

El siguiente paso es hablar con los equipos de recursos humanos y finanzas para identificar posibles problemas. A continuación, consulta a un abogado para cerciorarte de que los detalles que figuran en la política de teletrabajo cumplen la legislación estatal o regional aplicable a tu oficina.

6. Publica la política de teletrabajo

Como pasa con cualquier política corporativa, es esencial transmitirla a los equipos de manera eficiente para que todos puedan ponerse al día rápidamente. Aprovecha una reunión general o una ocasión similar para anunciar la nueva política de teletrabajo y compartir brevemente su contenido. Haz saber a los trabajadores que se valoran sus aportaciones y despierta su entusiasmo respecto al nuevo sendero que vais a tomar con unas copas después del trabajo.

7. Reevalúa la política de teletrabajo

Para conseguir los resultados esperados, los procedimientos y políticas laborales tienen que someterse a la evaluación de las personas más afectadas por su aplicación. Después de implementar las nuevas condiciones de trabajo, reúne a los responsables para que compartan sus opiniones y anímales a ser concretos. Pregunta qué está funcionando y, sobre todo, qué no. Comprueba si se sienten seguros en este ámbito con sus equipos y si tienen todas las herramientas necesarias para supervisar y evaluar el trabajo a distancia que realizan sus trabajadores.

Sin duda, las cifras de cada equipo serán diferentes, así que no te obsesiones con los números. También es fundamental tener en cuenta los comentarios anecdóticos. ¿Están felices los empleados con la nueva política? ¿Hay indicios de que algunos miembros del equipo puedan marcharse? Si necesitas profundizar un poco más y te encanta tratar este tema con transparencia, no tengas miedo y pide opiniones al respecto al público en la próxima reunión general.

¿Qué debe incluir una política de teletrabajo o de trabajo híbrido?

No hay dos empresas iguales, así que cada organización tendrá necesidades específicas en cuanto a la política de teletrabajo. No obstante, la mayoría de empresas suelen incluir los elementos que te indicamos a continuación.

Aclaración sobre quién, por qué, dónde y cuándo

En primer lugar, deben aclararse los aspectos prácticos de la política de teletrabajo. Si bien muchos trabajadores pueden llevar a cabo sus funciones fuera de la oficina, no todos podrán disfrutar de un horario flexible en las mismas circunstancias. Siempre que sea posible, ofrece igualdad de oportunidades de teletrabajo para que los empleados estén felices y para que la organización esté preparada si surgen incidencias en un futuro. Aun así, seguirá habiendo casos en los que no sea factible que algunos miembros de la plantilla trabajen desde casa. 

Por ejemplo, en nuestra última mesa redonda, Elyse Hamilton habló de los problemas que está teniendo Aesop como organización para coordinar el régimen de teletrabajo de sus técnicos de laboratorio. Queda claro, por casos como este, que establecer en la política quién puede trabajar a distancia y por qué es sumamente importante.

Tras la pandemia, la naturaleza de las políticas de teletrabajo ha cambiado. Antes, las políticas solían determinar dónde podían trabajar los empleados fuera de la oficina. Hoy en día, se hace más hincapié en determinar en qué ocasiones deben acudir los empleados a un espacio de trabajo común. Pero esta nueva tendencia no supone que no haya que incluir aclaraciones sobre los lugares desde donde se puede teletrabajar. Ahora es el momento de decir si prefieres que los equipos no trabajen desde cafeterías o afrontar las complicaciones fiscales que conllevaría que los trabajadores se convirtieran en nómadas digitales. 

Organizar qué días vienen los equipos a la oficina puede ser complejo. Además, hay que tener en consideración si el personal trabaja a jornada completa o tiene una reducción de jornada. Muchas empresas han reducido su espacio de oficinas y ahora deben tener en cuenta los posibles inconvenientes de la «mesa de trabajo caliente». Por si fuera poco, hay que contar también con los inconvenientes que conlleva la distancia social. 

Una opción es establecer turnos para que cada departamento acuda a la oficina un día específico de la semana. Las empresas pueden complementar esta estrategia con un sistema de reserva de mesas vacantes para que los empleados puedan venir más días si así lo desean. Sea cual sea el enfoque elegido, tu política de teletrabajo debe ser transparente en lo que respecta a cuándo deben estar los empleados en la oficina. 

Horario de trabajo

Aunque puede que estemos ante el final de la jornada tradicional de 09:00 a 17:00, sigue siendo esencial establecer pautas sobre el horario de trabajo. Es normal querer garantizar que los compañeros estén localizables y dediquen las horas necesarias al trabajo. Con todo, la pandemia ha demostrado que es fácil que se mezclen los horarios de trabajo y la vida familiar sin límites ni disciplina. Que un empleado conteste un correo a las 23:00 no es una buena señal, ya que un exceso de horas extra puede conllevar un desgaste más rápido. 

Establecer parámetros en torno al número de horas que los empleados deben estar disponibles para contactar con ellos es una excelente manera de conservar la flexibilidad deseada por los trabajadores y de garantizar que los equipos cumplan sus tareas pendientes. Dar una mayor flexibilidad fuera de esas franjas horarias clave permite que los empleados tengan autonomía para trabajar cuando sean más productivos y para programar aspectos de la vida privada, como recoger a los niños del colegio o ir a una clase de yoga que nos guste. Los últimos dos años han demostrado la importancia de tener una buena conciliación entre la vida laboral y la personal para nuestra longevidad profesional. 

Equipos

Hay que proporcionar a los empleados los mismos equipos para garantizar una transición fluida a medida que empiecen a trabajar desde casa. Algunas personas pueden tener suficiente con un portátil y una buena conexión a Internet, pero otras pueden necesitar segundas pantallas, impresoras y otros equipos para llevar a cabo sus funciones. 

La política de teletrabajo debe abordar quién se encargará de organizar los medios técnicos, si habrá un estipendio o si los empleados tendrán que enviar recibos para su reembolso. Además, la política deberá aclarar si los dispositivos solo pueden usarse para fines profesionales o si se pueden utilizar para fines personales. 

Ciberseguridad

El teletrabajo presenta nuevos desafíos de ciberseguridad. Un ejemplo es el uso compartido de redes de Internet por parte de los empleados, que puede provocar brechas de seguridad que expongan la información crítica de la empresa a hackeos o ataques. 

La legislación sobre ciberseguridad y privacidad de los clientes dependerá del lugar en el que esté establecida la empresa. El convenio de teletrabajo debe señalar todos los riesgos y proporcionar a los equipos indicaciones claras y herramientas (p. ej., VPN) para evitarlos. Después de establecer estas consideraciones, pide a un abogado que se asegure de que no falta nada que los equipos deban tener en cuenta a la hora de protegerse a sí mismos y a la empresa. 

Comunicación

Mantener una buena comunicación siempre ha sido fundamental, y cobra incluso mayor importancia en el futuro digital que tenemos ante nosotros. La clave es conseguir que nadie se sienta excluido, ya que el aislamiento y la falta de pertenencia son la forma más rápida de perder personal.

Si quieres evitar quebraderos de cabeza, te recomendamos que definas la forma en que los equipos se mantienen en contacto y cómo deben realizarse las reuniones virtuales. Además, los equipos de software deben estar al corriente mientras se lleva a cabo la transición a un modelo de trabajo híbrido. 

Derechos y responsabilidades legales

Si tu empresa siempre ha pagado las horas extra, la política de teletrabajo debe aclarar un nuevo proceso al respecto. Establecer normas para que los empleados soliciten aprobación previa para trabajar horas extra puede ayudar a disipar preocupaciones y evitar costosas disputas legales. 

Además de los problemas relacionados con las horas extra, existen varias implicaciones legales cuando los empleados trabajan en remoto. La legislación puede variar de un territorio a otro en materia de impuestos o prestaciones, por lo que es fundamental buscar asesoramiento legal para cumplir la ley en todos los frentes.

La política de teletrabajo también debe garantizar que los trabajadores híbridos tengan la misma protección legal y los mismos derechos que los empleados presenciales. Compartir la formación, los beneficios y el progreso profesional que pueden conseguir los empleados es importante para que se sientan tranquilos y para crear un espacio de trabajo híbrido favorable y respetuoso con la ley. 

Desarrollo profesional

Aunque los empleados valoran la flexibilidad que ofrece el trabajo híbrido, a muchos les preocupa el efecto que pueda tener en su progreso profesional el hecho de no estar en la oficina. 

Catherine Mann, redactora de políticas del Banco de Inglaterra, ha advertido de una posible «recesión femenina» y de una mayor desigualdad entre hombres y mujeres a medida que se expanda el teletrabajo. 

Mann advierte que las mujeres se quedarán atrás si los empleadores favorecen a los trabajadores presenciales por encima de los trabajadores en remoto. Esto se debe a que es más probable que las mujeres adopten una modalidad de trabajo flexible para poder cuidar a sus hijos que que lo hagan los hombres. En este sentido, el personal ejecutivo puede dar ejemplo trabajando un par de días a la semana desde casa para demostrar que las prácticas híbridas no afectan al progreso dentro de la organización. 

El hecho de abordar en la política de teletrabajo cómo decidirán los responsables los aspectos relacionados con el progreso profesional también puede ayudar a disipar estas inquietudes, al igual que crear ocasiones para celebrar los logros y contribuciones de las personas. Organizar reuniones generales virtuales y presenciales o eventos offsite son solo dos ejemplos para mostrar a tus empleados que su trabajo cuenta. 

Bienestar

El teletrabajo tiene sus ventajas, pero también puede ser una experiencia solitaria, especialmente para las personas que viven solas. La COVID ha puesto el foco en la salud mental, y los empleados esperan que las empresas se preocupen cada vez más por este tema en el futuro. 

Desde el momento en que empiezan a trabajar desde casa, muchos empleados manifiestan un aumento de la ansiedad y el estrés, así como una serie de dolores y molestias. Adoptar disposiciones para fomentar el bienestar mental y físico en la política de teletrabajo es fundamental para ayudar a los empleados a afrontar los retos de trabajar fuera de la oficina.

Gracias al trabajo híbrido, las empresas están cambiando las prestaciones ofrecidas en la oficina, como una mesa pimpón y una surtida despensa, por aplicaciones o suscripciones que mejoran la salud y el bienestar. Sobre todo, ahora que se sabe lo agotadoras que pueden ser las llamadas por Zoom o las videollamadas de varias horas. Cualquier política de trabajo flexible debería incluir, por escrito, límites en cuanto al número de reuniones virtuales que los empleados pueden tener en un día. 

Días en la oficina

Dado que pasan juntos los equipos es menor, los trabajadores en remoto quieren aprovechar al máximo el tiempo que pasan en la oficina. Así se favorece el sentido de pertenencia del equipo y se les anima a dejar de lado las actividades administrativas en favor de elementos más interactivos de sus listas de tareas pendientes. 

Pide a los empleados que programen sesiones para poner en común ideas creativas, reuniones de ventas y otras acciones presenciales más efectivas en el marco de la política de teletrabajo. De esta forma, se fomenta la comunicación y la cohesión de los equipos.

Cultura corporativa

Una de las mayores preocupaciones para las empresas en la nueva normalidad es la pérdida de la cultura corporativa. A medida que los empleados adopten un modelo de teletrabajo o de trabajo híbrido, se puede perder la conexión que mantiene a los equipos comprometidos y motivados para lograr objetivos comunes. 

Crear oportunidades para socializar y celebrar los éxitos es más importante que nunca con la llegada del trabajo híbrido. En este sentido, incorporar a tu política de teletrabajo reuniones virtuales y presenciales ayudará a fortalecer la cultura corporativa. Incluye almuerzos o eventos offsite anuales, bianuales o trimestrales para reunir a los compañeros, generar confianza y pasar un buen rato en equipo.

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