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Shopware

100 Reisen pro Monat erfolgreich verwaltet
99,9 % der EU-Reisebedürfnisse von Shopware AG werden mühelos durch TravelPerk abgedeckt
Technologie
400
Schöppingen, Deutschland

Wie TravelPerk der Shopware AG half, ihr Geschäftsreiseprogramm zu erweitern

Shopware AG ist eine führende Open-Source-E-Commerce-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Online-Shops zu erstellen und zu verwalten. Mit Hauptsitz in Schöppingen, Deutschland, bietet das Unternehmen sowohl Cloud- als auch Self-Hosted-Lösungen für kleine, mittlere und große Unternehmen an.
Mit einem Büro in Deutschland und einem weiteren in den USA reisen Mitarbeitende der Vertriebsabteilung von Shopware AG regelmäßig, um potenzielle Kunden zu treffen und persönliche Demos durchzuführen.
Die Mitarbeitenden nehmen außerdem an Veranstaltungen teil und knüpfen Kontakte zu potenziellen Kundinnen und Kunden. Zudem bringt das Unternehmen regelmäßig Remote-Kolleginnen und -Kollegen aus Polen, Skandinavien, Portugal und anderen Regionen auf den Campus. Dazu gehört auch das Onboarding neuer Mitarbeitender mit einem zwei- bis dreitägigen Besuch in Schöppingen.
Mit über 300 Reisenden pro Jahr und rund 100 Reisen pro Monat erklärte Daniel Kemper, Accountant bei Shopware AG, dass die bisherige Reisemanagement-Plattform den wachsenden Anforderungen des Unternehmens nicht mehr gerecht wurde. Shopware AG benötigte eine modernere und leistungsfähigere Lösung.
„Früher haben wir Hotels und Züge über einzelne Buchungsseiten sowie eine Online-Reiseplattform gebucht. Aber schnell wurde klar: Mit diesem Setup hätten wir ein bis zwei Vollzeitstellen nur für das Reisemanagement gebraucht.“
Daniel Kemper, Accountant bei Shopware AG

TravelPerk half Shopware AG, das Reisemanagement dem Unternehmenswachstum anzupassen

Zuvor lag die Verantwortung für das Reisemanagement bei der Finanzabteilung, die Buchungen manuell über verschiedene Plattformen koordinierte. Doch das erwies sich langfristig als nicht tragfähig – zu hoher Verwaltungsaufwand für das Finanzteam und fehlender 24/7-Support für Reisende.
„Wenn jemand gestrandet war, mussten wir nach Feierabend auf dem privaten Handy erreichbar sein, um zu helfen – das war unser Fundament, und es war sehr wackelig.“
Daniel Kemper, Accountant bei Shopware AG
Da dieses System mit dem Wachstum nicht mithalten konnte, entschied sich Shopware AG aus zwei Hauptgründen für TravelPerk: Das Unternehmen bot eine große Auswahl an Flügen und Unterkünften innerhalb der EU sowie ein insgesamt stärkeres Reisemanagement-Angebot. Die konsolidierte Plattform von TravelPerk spart Zeit bei repetitiven Aufgaben und ermöglicht es, sich auf wichtigere Tätigkeiten zu konzentrieren.
Zum Beispiel ermöglicht das erweiterte Reporting von TravelPerk dem Event-Team, „Events“ zu erstellen, um auch kleinere Veranstaltungen ohne eigene Kostenstellen im Blick zu behalten. Außerdem nutzt Shopware AG GreenPerk – das CO₂-neutrale Geschäftsreiseprogramm von TravelPerk – sowie das CO₂-Dashboard, um die eigenen Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.
„Wir haben eine eigene ESG-Gruppe, die die CO₂-Daten von GreenPerk nutzt. Und wir müssen nicht jede einzelne Zugfahrt oder Unterkunft erfassen – das übernimmt TravelPerk für uns!“
Daniel Kemper, Accountant bei Shopware AG

Dank Selbstbuchung und Integrationen spart das Finanzteam jede Menge Zeit

„Alle, die sowohl das alte Buchungssystem als auch TravelPerk kennen, sind begeistert von TravelPerk“, sagt Daniel. „Man kann Zug- und Flugzeiten sowie Preise auf einer Plattform vergleichen. Einmal buchen – fertig.“
Für reisende Mitarbeitende ist die Buchung über TravelPerk deutlich einfacher als früher. Die Auswahl war zuvor stark eingeschränkt. Jetzt können sie ihre Reisedaten als Filter nutzen und aus mehreren passenden Optionen wählen.
„Sobald die Reise gebucht ist, bekommen die Mitarbeitenden alles Nötige direkt ins Postfach. Reisebuchungen sind jetzt mit wenigen Klicks erledigt – und alles Weitere läuft automatisch – das wird sehr geschätzt.“
Daniel Kemper, Accountant bei Shopware AG
Für Daniel und sein Team war die nahtlose Integration mit anderen Tools ein echter Gamechanger. Sie haben TravelPerk erfolgreich in Slack eingebunden und über Bamboo HR mit der Mitarbeitenden-Datenbank synchronisiert – keine umständlichen Excel-Tabellen mehr. Auch das war ein entscheidender Grund für die Wahl von TravelPerk.
„Dank der Integration mit Bamboo HR haben wir unzählige Stunden eingespart!“
Daniel Kemper, Accountant bei Shopware AG

Shopware AG profitiert vom proaktiven und verlässlichen Support – nicht nur im Notfall

TravelPerks Engagement für Kundenerfolg geht über die Hilfe im Notfall hinaus. Mit spezialisierten Support-Mitarbeitenden und dedizierten Account Managern bietet das Unternehmen rund um die Uhr, an 365 Tagen im Jahr, Unterstützung per Telefon, Chat und E-Mail.
Daniel berichtet, dass er diesen herausragenden Service seit Tag 1 erlebt hat: „Unser Account Manager und das Customer-Care-Team sind unschätzbar wertvoll. Wir haben regelmäßige Meetings, in denen wir über neue Features informiert werden – als IT-Unternehmen sind wir sehr offen für Neues, daher ist das extrem hilfreich.“
Besonders lobt Daniel die Lösungsorientierung der Account Manager von TravelPerk und berichtet, wie Shopware AG zu den ersten Unternehmen gehörte, die den deutschsprachigen Kundensupport nutzen konnten. Das nahm den Mitarbeitenden die Sorge, sich im Notfall nicht in ihrer Muttersprache verständigen zu können.
„Die Kommunikation mit dem Kundenservice war so zuverlässig, dass ich noch nie eine E-Mail schreiben musste. Und unsere Account Manager – was ich sehr schätze – sind extrem lösungsorientiert. Genau so eine Zusammenarbeit wünsche ich mir.“
Daniel Kemper, Accountant bei Shopware AG

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