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Renata Jasiuniene Nord Security

Nord Security

Nord Security
Online-Sicherheit
~1900
Vilnius, Litauen

Wie Nord Security mit TravelPerk das Reisemanagement vereinfachte, skalierte und Kosten sparte

Nord Security, ein weltweit führendes Unternehmen für Cybersicherheits- und Datenschutzlösungen, sah sich mit einem stark wachsenden Bedarf an Reisemanagement konfrontiert, als zwei zentrale Entwicklungen zusammenfielen: das Ende der COVID-19-Beschränkungen und das schnelle Wachstum der Belegschaft.
In dieser Phase nahm die Zahl der Geschäftsreisen rasant zu: Das Procurement-Team wechselte von monatlich ein bis fünf Reisen auf über 60 – mit steigender Tendenz. Mit rund 1.900 Mitarbeitenden in Niederlassungen in Litauen, Polen, Deutschland und den Niederlanden – sowie einer wachsenden Remote-Belegschaft – machte dieser Anstieg schnell die Schwächen des bisherigen Reisemanagements deutlich.
Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist bei Nord Security, erklärte, wie die Abhängigkeit von einem Reisebüro – mit ständiger Hin-und-Her-Kommunikation und ohne zentralisierten Prozess – äußerst ineffizient war, insbesondere bei geschäftskritischen Reisen wie Vertriebs- und Partnerbesuchen.
Das Unternehmen wusste, dass es eine moderne Lösung brauchte – flexibel, verlässlich und leistungsfähig genug, um mit dem Wachstum Schritt zu halten.
„Bei so vielen Reisenden wurde es unmöglich; da wussten wir, dass wir entweder ein größeres Team oder einen besseren Prozess brauchten. Also haben wir entschieden, dass wir einen Standardprozess für Geschäftsreisen benötigen – und haben uns verschiedene Tools angesehen. Zum Glück sind wir auf TravelPerk gestoßen.“
Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security

Um mit dem Wachstum Schritt zu halten, entschied sich Nord Security für intelligenteres, einfacheres Reisemanagement mit TravelPerk

Die Nutzung eines Reisebüros bedeutete, dass das Procurement-Team jede einzelne Buchung abwickeln und als Vermittler fungieren musste, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Renata beschrieb den Ablauf als endlose Schleife: Mitarbeitende reichten Reiseanfragen ein, sie leitete diese an das Reisebüro weiter, dann folgten neue Anfragen – zum Beispiel Änderungen der Flugzeiten – und alles begann von vorn. Es gab keinen zentralisierten Prozess und keine klare Sichtbarkeit der Reiserichtlinien.
Nord Security brauchte eine Lösung, die mitwächst – und sie nicht einschränkt. Alles änderte sich, als das Unternehmen begann, TravelPerk zu nutzen. Mitarbeitende organisieren ihre Reisen nun selbst über die Self-Booking-Plattform, was Zeit spart und ihnen ermöglicht, sich auf geschäftskritische Aufgaben zu konzentrieren.
„Seit wir TravelPerk nutzen, funktionieren unsere internen Prozesse für Reiseanfragen einwandfrei. Unsere Reisenden buchen selbst, und sie sind viel zufriedener damit – sie wissen sofort, was buchbar ist, was nicht, und ob es im Budget liegt.“
Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security

Self-Booking, erweiterte Berichte und Drittanbieter-Integrationen von TravelPerk sparen Zeit und erhöhen die Flexibilität

Renata betonte, wie wichtig es ist, dass Mitarbeitende ihre Reisen selbst buchen können – und wie zufrieden sie mit der großen Auswahl sind. „Sie sind mit den Optionen bei TravelPerk sehr zufrieden. Sie können Bewertungen lesen, Fotos von Hotels sehen – und alles an einem Ort macht die Auswahl viel einfacher“, sagt sie.
Trotz dieser neuen Freiheit behalten sie durch die zentrale Plattform von TravelPerk die volle Budgetkontrolle. Reiserichtlinien sind direkt im System integriert und es gibt weniger Rechnungen zu verwalten. Detaillierte Reports ermöglichen es dem Team, Ausgabemuster zu analysieren, zu verstehen, wofür das Geld ausgegeben wird, und Potenziale zur Kostenoptimierung zu identifizieren – alles innerhalb des Budgets.
„Ein ganz wichtiger Aspekt bei der Entscheidung für TravelPerk war die Reporting-Funktionalität. Wir sind ein budgetgesteuertes Unternehmen, und es ist entscheidend für uns zu wissen, wie viel wir ausgeben und warum. Wir können nachvollziehen, wo wir zu viel ausgegeben haben – und weshalb.“
Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security
Mit dem kontinuierlichen Wachstum der Belegschaft ist es nun auch deutlich einfacher, Reisedetails zu verwalten. Früher mussten Mitarbeitende manuell hinzugefügt werden – heute vereinfacht die Integration mit HiBob die administrativen Aufgaben deutlich.
„Jetzt werden alle, die keinen Zugang brauchen, automatisch entfernt. Alle, die Zugriff benötigen, sind bei TravelPerk drin. Und wenn sich etwas ändert, wird es direkt in TravelPerk aktualisiert – wir müssen nicht zusätzlich in HiBob nachsehen.“
Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security
Auch die Integration selbst verlief reibungslos. Renata sagte: „Wir mussten nicht einmal das technische Team hinzuziehen, um HiBob mit TravelPerk zu verbinden. Es war ganz einfach.“

Dank des proaktiven Supports von TravelPerk muss das Procurement-Team nicht mehr rund um die Uhr erreichbar sein

Renata erklärte, wie sehr die Kundenbetreuung und das Account Management von TravelPerk ihre tägliche Arbeit entlastet haben. „Ich muss kein 24/7-Support-Team mehr alleine sein“, sagte sie. Seit der Einführung von TravelPerk wenden sich die Mitarbeitenden bei Problemen direkt an den Kundensupport – ganz anders als früher mit dem Reisebüro. Sie können nun beruhigt reisen, egal in welcher Zeitzone sie sich befinden.
Außerdem weiß Renata, dass sie sich auf den 24/7-Support von TravelPerk verlassen kann – auch außerhalb der Arbeitszeiten und an Wochenenden.
„Früher musste ich immer erreichbar sein – ob Wochenende oder Urlaub. Die Leute brauchten Hilfe, aber sie riefen nicht beim Reisebüro an. Ich war der Support – und das war einfach nicht machbar.“
Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security
Renata schätzt auch, dass ihr Account Manager sie regelmäßig über neue Funktionen informiert, die das Unternehmen weiterbringen und Prozesse verbessern können. Sie sagt: „Alle Teams bei TravelPerk sind sehr unterstützend. Wenn es ein neues Feature gibt, erfahren wir es sofort – und auch, wie es in die Produkt-Roadmap passt. Wir haben die Plattform auf unsere Bedürfnisse angepasst, aber fühlen uns weiterhin gut betreut – auch nach der Implementierung.“
„Wir haben viele Anforderungen – nicht nur während der Implementierung, sondern laufend, weil sich ständig etwas ändert. Unsere Account Managerin Mar war während der Einführung sehr unterstützend und ist es immer noch. Ich weiß, ich kann mich jederzeit an sie wenden – und entweder sie oder jemand aus dem technischen Team hilft uns weiter.“
Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security

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