Case Study: Freepik

Wie Freepik 80 % seiner Zeit einspart und Gruppenreisen an TravelPerk auslagert

Das Technologieunternehmen Freepik aus Málaga, das sich zur umfassendsten KI-Suite für professionelle visuelle Inhalte entwickelt hat, wächst seit Jahren kontinuierlich.

Heute beschäftigt Freepik 500 Mitarbeitende weltweit mit drei Büros in Spanien, den USA und Kolumbien. Zudem veranstaltet das Unternehmen in San Francisco das weltweit grösste Event zur generativen KI. Ein solches operatives Tempo erfordert ein agiles, skalierbares Reisemanagement – genau das, wonach das aufstrebende Scale-up gesucht hat.

Fast 50 % der Zeit für Reiseplanung: „So konnten wir nicht weitermachen“

Marta Sisí, Head of HR bei Freepik, hatte keinen Zweifel. Mit dem wachsenden Bedarf an Dienstreisen zwischen den Büros, Besuchen der Führungsebene im Hauptsitz und grossen Reisen zu Events und Schulungen sah sich das Unternehmen mit folgenden Herausforderungen konfrontiert:

Reisemanagement wurde zum operativen Engpass. Das Office Management war überlastet – die Hälfte des Arbeitstags ging für die Reiseplanung drauf. In kritischen Wochen wie rund um die Sommer- oder Weihnachtsfeier arbeiteten drei Personen aus Verwaltung und Personalabteilung zwei Wochen lang ausschliesslich an der Organisation der Reisen.

Es war enorm aufwendig, fast 60 Personen aus ganz Spanien und anderen Ländern zum Hauptsitz in Málaga zu bringen, zumal jede Person individuelle Buchungswünsche hatte.

Es fehlte an Transparenz bei Reisen und Ausgaben. Für die Finanzabteilung war es schwer, Budgets nach Reisetyp oder Abteilung nachzuvollziehen. Die Verantwortlichen für Buchungen konnten nicht sehen, ob sie das Budget überschritten. Und die Aufschlüsselung der Buchungen für das Finanzteam wurde immer aufwendiger.

Die Sicherheit der Reisenden war nicht gewährleistet. Es gab keine Möglichkeit, nachzuvollziehen, wer wohin reiste, wann jemand ankam oder wo sich die Person gerade befand.

„Wir sind der Meinung, dass jede Reise sicher und mit allen nötigen Vorkehrungen stattfinden sollte. Uns fehlte es an Transparenz und Nachverfolgbarkeit.“

Marta Sisí, Head of HR bei Freepik

Für die Reisenden war es „ständig frustrierend“

Flugbestätigungen kamen verspätet, Buchungen verschwanden im Nirgendwo, wenn sie nicht sofort genehmigt wurden. „Es war unmöglich, alle Reisedokumente an einem Vormittag zu verschicken.“

Das gesamte Team war auf das Office Management angewiesen, um Buchungen über verschiedene Plattformen vorzunehmen, Reiserouten zu ändern und mit Dienstleistern zu kommunizieren. Bei so vielen manuellen Prozessen wurde Reisen zu einer stressigen und zeitraubenden Aufgabe.

Eine neue Art zu reisen: schneller und eigenständiger

Mit TravelPerk wechselte Freepik von einem überladenen, manuellen System zu einem einfachen, schnellen und automatisierten Reisemanagement. Jetzt kann jede Person ihre Reise selbst buchen – im Rahmen der Reiserichtlinien und ohne den Umweg über das Office Management gehen zu müssen zu müssen.

„Vor TravelPerk war es ein einziges Chaos. Aber jetzt sieht jede Person, was am besten passt, bucht es, es wird genehmigt – und fertig. Sehr bequem. Das Team ist wirklich zufrieden.“

Marta Sisí , Head of HR bei Freepik

Ein weiterer Vorteil: Die bisherigen Hotelvereinbarungen konnten in die Plattform integriert werden. Zudem nutzen sie Angebote von führenden Reiseportalen sowie von TravelPerk ausgehandelte Tarife.

Die Implementierung? „War ganz einfach, und wir hatten immer Unterstützung“, so Marta. Besonders praktisch: Durch die Anbindung an das HR-Tool Factorial werden alle Daten automatisch zwischen den beiden Systemen synchronisiert.

Vom Chaos zur Rückgewinnung von „über 80 % der Zeit“ bei der Reiseplanung

Marta bestätigt: Schluss mit verstreuten Buchungen und dem Zusammensuchen von Rechnungen für die Finanzabteilung. Alles läuft jetzt zentralisiert und automatisiert über eine Plattform. Das Team bucht sofort und weiss genau, welche Optionen regelkonform sind.

Dank des Gruppenbuchungsservices von TravelPerk muss Freepik nicht mehr 480 Stunden jährlich aufwenden, nur um Reisen für zwei interne Events zu organisieren – und das ganz ohne teure und unflexible Agenturen.

„Wir mussten 51 Personen aus verschiedenen Regionen Kolumbiens auf denselben Flug von Bogotá nach Madrid bringen. TravelPerk hat das komplett übernommen. Sie haben einen super Tarif gefunden und auch an alle Details der Hotelzimmer gedacht.“

Marta Sisí , Head of HR bei Freepik

Volle Transparenz: Budgets im Griff, mehr Sicherheit

Reiseausgaben lassen sich jetzt Kategorien und Abteilungen zuordnen, was eine gezieltere Budgetverteilung ermöglicht. Alles ist automatisiert und mit Ausgabenlimits versehen. Die Verantwortung liegt nicht mehr allein beim Office Management oder HR – jede Abteilung sieht, wie viel ausgegeben wird und wofür.

Auch in Sachen Nachhaltigkeit ist alles einfacher: Emissionsberichte werden automatisch erstellt – keine manuellen Berechnungen mehr.

Und bei der Sicherheit? Ein Volltreffer. Mit dem Live-Tracking weiss Freepik immer genau, wo sich Reisende befinden. Zudem gibt es Benachrichtigungen, wenn jemand in die USA reist, ohne eine Krankenversicherung abgeschlossen zu haben – so können sofort Maßnahmen ergriffen werden, bevor hohe Kosten entstehen.

Eine reibungslosere Erfahrung für 230 Geschäftsreisende

Dank Slack-Integration ist die Genehmigung von Reisen einfacher. Das System benachrichtigt die zuständige Person, die dann direkt bestätigen kann. „Das Feedback ist sehr positiv – niemand muss warten, keine Anfragen gehen verloren.“

Ausserdem hat das Team mehr Auswahl bei Flügen, Hotels, Mietwagen und Zügen. Besonders im Hotelbereich konnte Freepik feststellen, dass TravelPerk eine grössere Vielfalt und bessere Preisspannen bietet.

Und wenn doch mal etwas schiefläuft? Sowohl Reisende als auch das Verwaltungsteam können sich jederzeit auf den 24/7-Support verlassen – den Freepik z. B. bereits für eine Hotelrückerstattung genutzt hat.

„Kurz gesagt: Wir haben viel Zeit gewonnen und Prozesse automatisiert. Das ist für mich das Entscheidende an TravelPerk. Und wir hatten anfangs echt Zweifel, weil wir dachten: So viel reisen wir doch gar nicht. Aber es hat sich definitiv gelohnt.“

Marta Sisí, Head of HR bei Freepik