Was bedeutet Reisekostenvorschuss?
Der Begriff „Reisekostenvorschuss“ kann zwei Bedeutungen haben: Entweder meint er den Vorschuss, den Mitarbeiter:innen aus eigener Tasche für eine Geschäftsreise auslegen – um diese Art des Reisekostenvorschusses soll es in diesem Beitrag gehen. Oder es handelt sich um den Vorschuss, den der Arbeitgeber im Sinne der gesetzlichen Vorschusspflicht an Mitarbeiter:innen für eine bevorstehende Geschäftsreise zahlt.Müssen Arbeitnehmer:innen Reisekosten vorstrecken?
Gemäss dem Obligationenrecht (OR), Art. 327 ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, Auslagen von Mitarbeiter:innen, die im Rahmen der Tätigkeit notwendig sind, zu ersetzen. Bei gelegentlichen Ausgaben kann es also passieren, dass Sie die Kosten zunächst auslegen müssen und diese vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Unternehmen Sie allerdings häufiger Geschäftsreisen, haben Sie durchaus Anspruch auf einen Vorschuss.Art 327c OR besagt: „Hat der Arbeitnehmer zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten regelmässig Auslagen zu machen, so ist ihm ein angemessener Vorschuss in bestimmten Zeitabständen, mindestens aber jeden Monat auszurichten."Gehören Dienstreisen also zu den im Rahmen Ihrer Tätigkeit zu erwartenden Tätigkeiten, können Sie einen Reisekostenvorschuss verlangen, um Ausgaben wie z. B. Fahrtkosten im Voraus zu decken. Im Arbeitsalltag ist es allerdings schwer, einzuordnen, bei welcher Häufigkeit von Auslagen man von „regelmässig“ sprechen kann. Eine Reisekostenrichtlinie hilft, in Ihrem Unternehmen von vornherein Klarheit hinsichtlich Reisekostenvorschuss, Erstattung und Reisekostenabrechnung zu schaffen.Geld auslegen für Arbeitgeber – das Problem für Geschäftsreisende & Unternehmen
Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass Unternehmen, die keine Reisemanagementlösung nutzen, ihre Mitarbeitenden häufig auffordern, die Reisekosten für Geschäftsreisen im Voraus aus eigener Tasche zu bezahlen. Für Sie als Geschäftsreisende und für Unternehmen, die auf diese Weise arbeiten, kann das allerdings zu zahlreichen Problemen führen.Probleme für Geschäftsreisende
UnannehmlichkeitenFlug- und Bahntickets zu bezahlen sowie für das Hotelzimmer, Transportmittel und andere Reisekosten aufzukommen, ist ein stressiges Unterfangen.Zunächst müssen Sie viel Zeit investieren, um nach Buchungsoptionen zu suchen, die innerhalb der Reiserichtlinien Ihres Unternehmens liegen. Sie müssen den Überblick über Ihre tatsächlichen Ausgaben behalten, Rechnungen organisieren und wahrscheinlich eine Reisekostenabrechnung einreichen. Anschliessend warten Sie mitunter lange darauf, dass die Personalabteilung Ihre Kostenerstattung bestätigt und Ihnen den Betrag erstattet. Das alles nimmt wertvolle Zeit in Anspruch, die Sie für die eigentliche Arbeit nutzen könnten.Finanzieller DruckWenn Ihr Arbeitgeber Sie auffordert, geschäftliche Ausgaben aus Ihren persönlichen Mitteln zu bezahlen, kann dies auch zu unerwünschtem – und manchmal unkontrollierbarem – finanziellem Druck führen.Möglicherweise können Sie es sich zu diesem Zeitpunkt nicht leisten, diese Kosten aus eigener Tasche zu bezahlen. Das ist wenig verwunderlich, denn Geschäftsreisen gehen in der Regel ins Geld: Flugtickets, Mietwagen, Verpflegung und Reisenebenkosten wie Trinkgelder und Taxifahrten können das private Budget erheblich strapazieren. Es ist also verständlich, wenn Sie das Geld nicht ohne Weiteres auf Ihrem Bankkonto haben, um Geschäftsreisen regelmässig im Voraus zu bezahlen.In einigen Fällen ist es auch keine Option, geschäftliche Reisen mit der eigenen Kreditkarte oder per Barvorschuss zu bezahlen. Daher ist die Praxis, Geschäftsreisen aus eigener Tasche zu bezahlen, für Arbeitnehmer:innen eindeutig alles andere als ideal. Aber auch für Unternehmen bringt der Reisekostenvorschuss durch ihre Mitarbeitenden nicht nur Vorteile.Eine Reisemanagement-Plattform als bessere Lösung für alle
Wenn Sie sich darüber ärgern, dass Sie Geschäftsreisen im Voraus bezahlen sollen, und etwas dagegen unternehmen möchten, wenden Sie sich am besten an Ihren Vorgesetzten und präsentieren ihm eine bereits fertige Lösung. Eine, von der sowohl Sie als auch Ihr Unternehmen in mehrfacher Hinsicht profitieren. TravelPerk bietet Ihnen gleich mehrere Vorteile und unterstützt Sie beim Ausgabenmanagement:- TravelPerk ist eine moderne Lösung zur Verwaltung aller Aspekte von Geschäftsreisen. Buchung, Verwaltung, Berichterstattung, Abrechnung und alles dazwischen – mit TravelPerk ist alles abgedeckt..
- Mit TravelPerk kann Ihr Unternehmen automatisierte Reiserichtlinien einrichten und auf diese Weise Regeln und Workflows innerhalb der Plattform festlegen. Alle Buchungsoptionen, die ausserhalb der Reiserichtlinien Ihres Unternehmens liegen, werden dadurch im Buchungsprozess gekennzeichnet. So sind teurere Optionen zwar noch auswählbar, aber nur mit der Genehmigung der dafür zuständigen Person. Das alles kann über die TravelPerk-Plattform erfolgen, sodass Ihre Mitarbeiter:innen ganz einfach Buchungen vornehmen können, die Ihren Richtlinien entsprechen.
- Mit TravelPerk können Ihre Travel-Manager:innen alle Reisedaten des Unternehmens in Echtzeit einsehen, verfolgen und verwalten. Das bedeutet weniger E-Mail-Verkehr und Zeit für andere wichtige Dinge.
- Die zentralisierte Rechnungsstellung ermöglicht die sofortige Abrechnung nach jeder Buchung sowie individuelle Berichte mit detaillierten Angaben zu allen Reisekosten. Damit gehört die Jagd nach einzelnen Rechnungen der Vergangenheit an.
- Mit einem umfangreichen Bestand an Reisedienstleistungen stellt TravelPerk sicher, dass Ihr Unternehmen stets äusserst wettbewerbsfähige Preise erhält. Somit spart Ihr Unternehmen Geld und Sie erhalten eine unvergleichliche Auswahl an Transport- und Unterkunftsmöglichkeiten.
- Wenn Ihr Unternehmen TravelPerk als Reisemanagementlösung wählt, müssen Sie Geschäftsreisen nie wieder aus eigener Tasche bezahlen! Noch nie waren Geschäftsreisen so einfach!
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