Was ist der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber?
Ein Fahrtkostenzuschuss ist ein freiwilliger, zusätzlicher Betrag zum normalen Gehalt, den der Arbeitgeber zahlt. Auf diese Weise kann er sich an den Fahrtkosten seiner Mitarbeitenden von deren Wohnort zur ersten Tätigkeitsstätte beteiligen. Obwohl der Fahrtkostenzuschuss und die Pendlerpauschale bzw. Entfernungspauschale in ihrer Funktion ähnlich sind, gibt es Unterschiede: Wenn Arbeitnehmer:innen einen Fahrtkostenzuschuss erhalten, wird dieser auf die Pendlerpauschale angerechnet. Diese kann also nicht im vollen Umfang in der Steuererklärung geltend gemacht werden.Tipp: Fragen Sie in Ihrer nächsten Gehaltsverhandlung nach einem Fahrtkostenzuschuss.Unterschied: Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale
Während es sich beim Fahrtkostenzuschuss um ein freiwilliges Angebot des Arbeitgebers handelt, ist die Pendlerpauschale eine Leistung des Staates. Letztere kann über die jährliche Steuererklärung geltend gemacht werden, während der Fahrtkostenzuschuss zusammen mit dem monatlichen Gehalt überwiesen wird. Der wohl wichtigste Unterschied für Arbeitnehmer:innen: Im Gegensatz zum Fahrtkostenzuschuss wird die Pendlerpauschale nicht ausgezahlt, sondern reduziert das zu versteuernde Einkommen.Sind Fahrtkostenerstattungen Einkommen?
Die Fahrtkostenerstattung – wie der Fahrtkostenzuschuss auch genannt wird – wird zusätzlich zum Einkommen gewährt. Man spricht hier auch von einer Nettolohnoptimierung. Diese können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmer:innen als Alternative zu einer Gehaltserhöhung anbieten, z. B. in Form des Fahrtkostenzuschusses. Eine Win-Win-Situation, denn auch Arbeitgeber profitieren in vielerlei Hinsicht, wenn sie nicht das Brutto-, sondern das Nettogehalt ihrer Mitarbeitenden aufbessern. Mehr dazu lesen Sie unter „Vor- und Nachteile für Arbeitgeber“.Steuern und Sozialabgaben für Fahrtkosten
Steuerlich gesehen unterscheidet sich der Fahrtkostenzuschuss vom Einkommen in einem wichtigen Punkt, denn für Arbeitnehmer:innen ist der Zuschuss steuerfrei. Lediglich der Arbeitgeber zahlt pauschal 15 % Lohnsteuer oder individuelle Abgaben. Sozialabgaben entfallen. Als Voraussetzung für die Pauschalbesteuerung ist wichtig, dass der Fahrtkostenzuschuss den jährlichen Abzug der Werbungskosten nicht übersteigt. In folgenden Fällen ist der Fahrtkostenzuschuss für den Arbeitgeber steuerfrei:- Organisation einer Sammelbeförderung durch den Arbeitgeber
- Doppelte Haushaltsführung der Arbeitnehmer:innen
- Auswärtstätigkeit der Arbeitnehmer:innen
Wie viel Fahrtkosten darf der Arbeitgeber erstatten?
Als Grundlage für die Besteuerung des Fahrtkostenzuschusses wird die Entfernungspauschale herangezogen, die mit einem Höchstbetrag von 4.500 Euro angesetzt wird. Wenn Arbeitgeber also jährlich einen Fahrtkostenzuschuss von maximal 4.500 Euro zahlen, wird dieser pauschal versteuert. Fällt der Zuschuss aber höher aus, müssen die Steuern individuell berechnet werden. Der Arbeitgeber sollte die Grenze von 4.500 Euro einhalten, um höhere Steuern zu vermeiden.Wann lohnt sich der Fahrtkostenzuschuss?
Vor- und Nachteile für Arbeitgeber
VorteileFür Arbeitgeber ist die Zahlung eines Fahrtkostenzuschusses mit einigen Vorteilen verbunden, die sich einerseits steuerlich bemerkbar machen und sich andererseits auf die Mitarbeiterbindung auswirken. In Bezug auf die Steuer ist vor allem die Tatsache attraktiv für Arbeitgeber, dass keine Lohnnebenkosten wie Sozialabgaben anfallen. Im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung ein entscheidender Vorteil. Zudem können Arbeitgeber den Fahrtkostenzuschuss als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen. Aber die Zahlung eines Fahrtkostenzuschusses hat nicht nur geldwerte Vorteile. Als Corporate Benefit stärkt diese Maßnahme die Mitarbeiterbindung und schafft einen attraktiven Anreiz für Bewerber:innen.NachteileAls nachteilig gilt für Arbeitgeber, die einen Fahrtkostenzuschuss zahlen, der höhere Verwaltungsaufwand bei der Gehaltsabrechnung. Dieser macht sich besonders im Falle eines Umzugs der Arbeitnehmer:innen oder eines Wechsels der ersten Tätigkeitsstätte bemerkbar. Darüber hinaus kann bei Mitarbeitenden, die den Zuschuss erhalten, ein Gewöhnungseffekt eintreten: Der Zuschuss wird auf Dauer nicht mehr als Entlastung wahrgenommen, sodass auch der positive Effekt der Mitarbeiterbindung geschwächt wird.Vor- und Nachteile für Arbeitnehmer:innen
VorteileAuch für Arbeitnehmer:innen bringt der Fahrtkostenzuschuss steuerliche Vorteile: Lohnsteuer oder Sozialabgaben wie die Kirchensteuer fallen auf den Zuschuss in der Regel nicht an. Das heißt, die Extraleistung ist für Arbeitnehmer:innen steuerfrei und bessert das Nettogehalt auf. Ein weiterer positiver Effekt: Je mehr sich das Konto entspannt, desto mehr entspannt sich auch die Psyche. Die eigene Zufriedenheit steigt, was sich wiederum positiv auf die Arbeitsmotivation auswirkt. NachteileWer einen Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber erhält, muss bei der Pendlerpauschale Abstriche machen. Der Zuschuss wird auf die Pauschale angerechnet, sodass sich der Anspruch auf die staatliche Leistung verringert oder gänzlich entfällt. Zusätzlich gehen mit den Steuervorteilen auch Nachteile einher: Der Fahrtkostenzuschuss wird nicht als Gehalt gewertet, sodass Arbeitslosen- und Krankengeld nach Ihrem tatsächlichen Nettogehalt berechnet wird – ohne den Zuschuss. Auch die Rente wird nur nach dem Nettogehalt berechnet, ohne den Zuschuss zu berücksichtigen.Berechnung des Fahrtkostenzuschusses
Die Berechnung des Fahrtkostenzuschusses orientiert sich an der Entfernungspauschale. Hierbei wird der Arbeitsweg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte mit einem Pauschalbetrag von 0,30 Euro multipliziert. Die Formel für die Berechnung setzt sich also wie folgt zusammen:- Arbeitsweg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte x 0,30 Euro = Entfernungspauschale bzw. Fahrtkostenzuschuss/Tag
- Fahrtkostenzuschuss/Tag x Arbeitstage/Monat = Fahrtkostenzuschuss/Monat
Hierbei wird nur die einfache Wegstrecke zur Arbeitsstätte berücksichtigt, nicht die Rückfahrt. Legt ein:e Arbeitnehmer:in also einen Arbeitsweg von 13 Kilometern zurück, werden nur diese berücksichtigt, nicht 26 Kilometer für den Hin- und Rückweg. Weil die Entfernungspauschale pro Kilometer und Tag 0,30 Euro beträgt, gilt dies auch für den Fahrtkostenzuschuss – bis Ende 2026 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer. Bei einem Arbeitsweg von 13 Kilometern beläuft sich der Fahrtkostenzuschuss also auf 3,90 Euro pro Tag. Ausgehend von 20 Arbeitstagen im Monat bekämen Sie einen Fahrtkostenzuschuss von 78 Euro im Monat.Geld sparen mit TravelPerk
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